A organização de eventos pode ser um desafio, afinal, são muitos os itens para se pensar. Seja para uma confraternização entre amigos do trabalho ou uma grande festa, é preciso ter planejamento.
Por isso, se você está planejando organizar um evento para a família ou até mesmo abrir uma empresa no ramo, esse conteúdo é para você. Confira agora um guia passo-a-passo para realizar um evento de sucesso!
Definição de Público
Um dos principais pontos na organização de eventos é a definição de público, ou seja, quem você quer que esteja presente no dia. Isso inclui o poder aquisitivo deste público, faixa etária, interesses…
Por exemplo, uma inauguração de uma loja de móveis planejados, busca arquitetos, designers de interiores e engenheiros como público-alvo principal de uma inauguração. Por outro lado, uma inauguração de uma cervejaria artesanal, teria um público totalmente diferente, composto por amantes da bebida.
Logo, definir o público é parte vital para a organização de um evento, uma vez que é a partir dele que outras questões, como decoração, atrações e afins serão definidas.
Planejamento Financeiro
Outro fator crucial quando falamos em organização de eventos é a realização de um planejamento financeiro. Defina qual será o orçamento de todo o evento e quanto será destinado para cada área: produção, som, buffet, divulgação, decoração, profissionais… Tudo deve ser incluído no orçamento. E, esse planejamento será definido de acordo com a DATA da realização do evento (aos finais de semana tudo costuma ser mais caro).
Ah, e após realizar o planejamento financeiro é importante tentar manter o planejamento. Para isso, escolha bem seus fornecedores e negocie as melhores condições.
Outrossim, caso perceba que não irá conseguir bancar o evento, veja a possibilidade de cobrar entradas ou encontrar patrocinadores que possam ajudar. Um bom planejamento financeiro garante que seu evento não te cause prejuízo!
Defina seus objetivos na organização de eventos
Além disso, é preciso ter em mente quais são os seus objetivos ao realizar determinado evento. Por exemplo, uma inauguração de uma pizzaria tem como meta fazer com que as pessoas conheçam a marca e a indiquem, aumentando sua presença na cidade.
Agora, se uma empresa realiza um evento apresentando uma inovação tecnológica, mais do que ser vista, ela quer ter sua autoridade ampliada. Já um saldão de uma loja, o dono possivelmente quer queimar um estoque e vender o máximo possível.
Dessa maneira, cada objetivo traz consigo uma organização de eventos totalmente diferente.
Definição de fornecedores
Agora, com o público, o planejamento financeiro e seus objetivos definidos, é hora de escolher os fornecedores. Neste momento, é importante ter atenção a alguns pontos:
Valores
Os seus fornecedores devem estar de acordo com seu planejamento financeiro, até porque não adianta ter o melhor serviço de buffet e todo mundo reclamar do local, por exemplo.
Confiabilidade
Da mesma forma, não adianta economizar e contratar um serviço ruim. Lembre-se que o barato pode acabar saindo caro na organização de eventos. Por isso, busque indicações de fornecedores, confira a reputação e segurança do pagamento
Prazo
Por fim, se atente aos prazos. Não deixe para escolher seus fornecedores de última hora, pois pode ser que eles não tenham mais disponibilidade para te atender ou cobrem mais caro se a contratação for de última hora. Logo, monte um cronograma para definir tudo com antecedência.
Invista em divulgação
Quando falamos em eventos de sucesso, é essencial pensar em divulgação. Afinal, não adianta planejar o melhor evento do mundo se ninguém sabe que ele irá acontecer.
Por isso, estude os canais em que seu evento precisa estar (a partir do público que deseja alcançar), pense na identidade visual e monte um planejamento de divulgação. Aqui no Zine, desenvolvemos o Método Zine para divulgação de eventos, onde já ajudamos diversas empresas. Logo, se você quer saber como podemos ajudar na divulgação do seu evento para que ele seja um sucesso, entre em contato:
Ah, e quando falamos em divulgação, também é importante pensar em fotografia e gravação, pois, aqueles que não estiveram presentes em um primeiro momento, terão vontade de ir em uma próxima oportunidade ou conhecer o estabelecimento.
Pós-evento: busque ter feedbacks
Por fim, o evento não acaba na hora em que todos vão embora. A fim de saber se o seu evento foi um sucesso, é importante colher feedbacks e, claro, aceitar críticas.
Desta forma, o próximo evento pode ser sempre melhor e sua organização de eventos será cada vez mais eficiente, além de gerar valor para o público ao ouvir a opinião dele.
Ficou com alguma dúvida sobre a organização de eventos e quer entender como o Zine ajuda diversas empresas a crescerem? Não perca tempo e fale conosco!
